Als Multitasking wird die Fähigkeit beschrieben, mehrere Aufgaben gleichzeitig oder abwechselnd in kurzen Zeitabständen zu bewältigen. Wer kennt das nicht, im Beruf jonglieren wir oft zwischen E-Mails, Telefonaten, Besprechungen und vielem mehr. Doch birgt diese scheinbar effiziente Arbeitsweise zahlreiche Probleme, besonders wenn es um die Leistungsfähigkeit und Fehlerquote und die daraus resultierenden Kosten für Unternehmen geht.
Warum versuchen wir uns überhaupt im Multitasking?
In der heutigen Arbeitswelt, die von steigendem Zeit- und Termindruck sowie ständigen Unterbrechungen geprägt ist, wird Multitasking zu einem unvermeidbaren Begleiter. Laut dem Stressreport der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin von 2019 fühlt sich jeder Dritte durch diese Belastungen beeinträchtigt. Gründe hierfür sind permanente Arbeitsunterbrechungen, Stress, zeitlicher Druck und die Verantwortung für immer größere Aufgabenbereiche gleichzeitig. Digitalisierung, Fluktuation und ein hoher Krankenstand verstärken diesen Trend zusätzlich.
Multitasking Beispiele sind z.B.
– Telefonate führen, während E-Mails beantwortet werden.
– Handynutzung während eines Online-Meetings laufen.
– Gleichzeitiges Essen und Arbeiten
– Paralleles Bearbeiten mehrerer Dokumente
– Während Besprechungen Mails auf dem Handy beantworten
– Im Internet recherchieren und sich gleichzeitig mit Kollegen austauschen
Ich glaube diese Liste ließe sich unendlich weiterführen.
Auswirkungen von Multitasking auf die eigene Arbeitsleistung
Forschungsergebnisse deuten darauf hin, dass die gleichzeitige Bearbeitung mehrerer Aufgaben zu Zeitverlusten, Qualitätsminderungen und psychischer Belastung führen kann. Eine Studie von Wirtschaftspsychologin Vera Starker ergab, dass Arbeitnehmer durch Multitasking im Durchschnitt zwischen 15 und 28 Prozent ihrer Zeit verlieren. Die Leistungsfähigkeit des Gehirns kann dabei um 20 bis 40 Prozent abnehmen, wenn Aufgaben parallel statt nacheinander erledigt werden.
Die Fehlerquote steigt signifikant an, wenn zwischen den Aufgaben hin und her gewechselt wird. Laut der Studie von Vera Starker machen Arbeitnehmer durchschnittlich 18 Prozent mehr Fehler, wenn sie multitaskingfähig sind.
Die Studie von Vera Starker vom Next Innnovation Think Tank hat unter anderem die jährlichen Kosten für Unternehmen beziffert, die sich aus Arbeitsunterbrechungen ergeben. Sie beliefen sich auf ca. 114 Milliarden Euro.
Wie lange kann es sich dein Unternehmen leisten seinen Beitrag zu zahlen?
Selbst kurze Unterbrechungen von wenigen Sekunden können die Fehlerquote verdoppeln. Zu diesem Ergebnis kam eine Studie des Psychologen Erik Altmann und seinem Team von der Michigan State University.
Ein weiteres Beispiel liefert Xenia Weißbecker-Klaus von der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin Für ihre Diplomarbeit konnte bestätigen das insbesondere bei kontrollierten Verarbeitungsaufgaben unter Multitasking nicht nur die Arbeitsprozesse, sondern auch die Fehlererkennung und -korrektur leidet.
Die Forschung von Xenia Weißbecker-Klaus verdeutlicht, dass Multitasking nicht nur die Fehlererkennung beeinträchtigt, sondern auch die bewusste Fehlerverarbeitung und Verhaltenskontrolle nach fehlerhaften Arbeitsschritten. Insbesondere in Arbeitsumgebungen mit häufigen Unterbrechungen und Informationsüberflutung birgt Multitasking ein potenzielles Risiko, da Fehler möglicherweise nicht erkannt und behoben werden.
Um die negativen Auswirkungen von Multitasking zu minimieren, versuche doch einmal folgende Tipps:
Planung – Aufgaben klar und präzise formulieren.
Zeit – Feste Zeiten für konzentriertes Arbeiten im Kalender eintragen.
Umfeld – Informiere dein Umfeld in welchem Zeitraum du nicht gestört werden möchtest.
Flugmodus – Versetze dein Handy zeitweilig in den Flugmodus
Benachrichtigungen – Schalte alle Benachrichtigungen von Mail – und Kommunikationsprogrammen aus, ebenso Benachrichtigungen von Social Media Accounts
Ordnung – Hinterlasse deinen Arbeitsplatz aufgeräumt und sauber, so findest du dort weniger Ablenkungen
Die Vermeidung von Multitasking erfordert bewusste Planung und Strukturierung der Arbeit, was letztendlich zu einer höheren Produktivität und besserer Arbeitsqualität führen kann.
Oder wie es Erwin Koch formulierte
„Multitasking heißt, viele Dinge auf einmal zu vermasseln.“